【好展會網】 <p> 四、精心準備 一旦決定了參加某一個展覽會，則要即刻開始積極籌備。展覽會是一項系統工程，千頭萬緒，需要考慮的問題很多。怎樣才能合理使用人力、財力和精神呢？有人對展覽會上的參觀者作了調查，發現影響他們記憶的因素主要有五條，建議參展商不妨從這里入手：<br /> <br /> 1、展品選擇 展品是參展商能給參觀者留下印象的最重要因素。在參觀者的記憶因素中，展品有吸引力占到39%的比重，應予重點考慮。選擇展品有三條原則，即針對性、代表性和獨特性。針對性是指展品要符合展出的目的、方針、性質和內容；代表性是指展品要能體現參展商的技術水平、生產能力及行業特點；獨特性則是指展品要有自身的獨特之處，以便和其它同類產品區分開來。<br /> <br /> 2、展示方式 展品本身大部分情況下并不能說明全部情況、顯示全部特征，需要適應圖表、資料、照片、模型、道具、模特或講解員等真人實物，借助裝飾、布景、照明、視聽設備等手段，加以說明、強調和渲染。展品如果是機械或儀器要考慮安排現場示范，甚至讓參觀者親自動手；如果是食品飲料，要考慮讓參觀者現場品嘗，并準備小包裝免費派發；如果是服裝或背包，則要使用模特展示，或安排專場表演。這些都是為了引起參觀者的興趣，增加他們的購買欲望。<br /> <br /> 3、展臺設計 展臺設計的表面任務是要好看，根本任務則要幫助參展商達到展覽目的。展臺要能反映出參展商的形象，能吸引參觀者的注意力，能提供工作的功能環境。因此，展臺設計在注重視覺沖擊力的同時，還要注意以下幾點：展覽會不是設計大賽，展臺設計要與整體的貿易氣氛相協調；展臺設計是為了襯托展品，不可喧賓奪主，讓綠葉淹沒了紅花；展臺設計要考慮參展商的公眾形象，不可過于標新立異；展臺設計時不要忽略展示、會談、咨詢、休息等展臺的基本功能。<br /> <br /> 4、人員配備 人是展覽工作的第一要素，也是展覽成功與否的關鍵所在。展臺的人員配備可以從四個方面加以考慮：第一，根據展覽性質選派合適類型或相關部門的人員；第二，根據工作量的大小決定人員數量；第三，注重人員的基本素質，如相貌、聲音、性格、自覺性，能動性等。第四，加強現場培訓，如專業知識、產品性能、演示方法等等。展臺人員要結合參展商品的特點，靈活應付：如果是大眾消費品應著力樹立品牌形象，在消費者中形成親和力；如系新產品，須大力宣傳其與眾不同之處；產品如具獨創性，則應強調其技術上的突破性。<br /> <br /> 5、客戶邀請 展覽會上若能顧客盈門當然求之不得，但有時難免會出現門庭冷落的情況。這就要求參展商不應被動地等客戶到來，要有意識地邀請客戶來。可采取直接發函、登門拜訪、通過媒體做廣告、現場宣傳、派發資料等手段，邀請和吸引客戶。總之，要未雨綢繆，把工作做在前面。企業參加展覽會時如果按照以上步驟甄別、選擇和籌備的話，會收到事半功倍的效果。 五、展臺工作管理 展臺工作是整個展覽工作最重要、最關鍵的階段，所有展覽籌備工作都是為了這個階段。展覽的價值主要在這一階段得到實現。如果籌備順利、充分，展臺工作將決定展出是否成功。如前所述，準備工作相當于搭臺，展臺工作相當于唱戲。臺搭好了，演出還不算成功；戲唱好了，演出才算成功。 展臺工作指展覽會開幕期間展臺工作人員在展臺上的工作，包括展臺接待、展臺推銷、展臺記錄等工作。<br /> <br /> 1、展前工作 展前工作是指展臺人員抵達展出地至展覽會開幕前這一段時間所做的工作。展前工作既是籌備工作的最后沖刺階段，也是展臺工作的前奏。這一段 工作的特點：一是時間有限，沒有任何延長的余地，因此相當緊張；二是各項籌備工作齊頭并進全面開展，事情多、環節多，容易忙亂，因此壓力相當大。為了使各項工作按質、按量、按時完成，必須進行有效地管理。<br /> <br /> （1）展臺籌備 第一是計劃。開始工作之前，通盤考慮各方面的工作，詳細制定計劃，協調安排工作，尤其是相互關聯的工作一定要考試周到，比如運輸和施工，施工和布置等。如果幾項工作互相銜接，就必須規定截止期。在展覽工作中，按時非常重要。各項工作要落實到人。制定好計劃后，可以編制工作進度表。如果展臺規模小，可以由展臺經理一人制定計劃、指揮。如果展臺規模大，則應當由各方面具體負責人制定細節計劃，由展臺經理協調總計劃。 第二是布置。工作、時間和人員安排好后，必須通知到每個有關人員，并將計劃表發給展臺人員，讓其知道自己的工作任務、職權范圍、工作期限。除了讓有關人員知道自己的工作之外，還應該知道相關人員和工作的前后銜接關系。 第三是監督。展覽管理工作中要有檢查、監督機制。各方面的負責人和展臺經理要隨時、頻繁地檢查、監督工作進度和質量，使展前工作嚴格按計劃實施。 第四是協調。一旦出現問題，立即設法調整、解決。必要時加人、加班。 第五是檢查。各項工作要檢查驗收。對于委托的工作，比如展臺施工、道具租賃、展品運輸等都應當進行檢查驗收。檢查驗收應有書面憑據。檢查主要是為了保證工作質量，同時檢查結果也是解決糾紛的憑據。 第六是聯絡工作。展臺人員在抵達展覽會所在地后，應當[Page]接觸到有關部門，首先，與當地代理聯系。當地代理熟悉環境，可以幫助解決一些問題；其次，與展覽會各方面建立聯系，包括展覽會的新聞中心、問訊處、接待人員、技術人員、新聞經理、以及現場組織經理；第三，與運輸公司聯系，如果是出境展出，還會涉及海關，也要建立關系；第四，與施工公司聯系。如果有可能，與提供展具、服務等單位也有直接聯系，這種人際關系有助于合同對方執行合同，并在困難的條件下，能獲得其優先服務；第五，如果是出境展出，與當地使館、商務機構聯系，他們可以提供當地市場情況。另外，視展出需要與其他有關方面建立聯系，比如：如果展出規模大，展出目的是宣傳，就可以與當地新聞媒體建立聯系。到達展場后，要立即拜見展覽會負責人，建立聯系。 第七是展品、運輸工作。主要是辦理有關手續，將展品運抵展場、進館、就位、開箱、清點、布置。清點要認真，根據編號逐件清點，逐項核對，如果發現點多、點缺、損壞等情況應按規定填寫原始憑證或受損報告書。空箱不要損壞，包裝材料等要保留在原箱內，因為展后不論是出售，回運都需要再包裝。需要操作的展品，一定要試運作正常后才能在展覽期間示范。安排空箱搬運、儲存。這項工作主要是與運輸公司協調好。 第八是施工、布置工作。施工、布置是展前最突出的籌備工作。在開幕前，施工、布置工作必須100%的完成。展覽會開幕日期和時間完全沒有靈活性。因此，一定要計劃、安排、管理好施工、布置工作，按時按質將展臺搭好。 第九是宣傳工作。在此之前，已向所有現有和潛在客戶做了宣傳工作。展臺人員抵達展出地后，主要是直接聯系、邀請最重要的客戶。與工商會、行業協會聯系，特別是與展出產品有關的協會團體聯系。邀請他們前往參觀展出。新聞工作是宣傳工作的一部分。如果需要就拜見展覽會新聞負責人，并熟悉新聞室及其活動安排，提供自己的新聞稿。充分利用展覽會的新聞、宣傳、廣告活動。 第十是公關工作。如果有比較大的活動，比如開幕式、館日、貴賓訪問等，工作環節和細節比較多。這類工作宜委托給專業公關公司辦理。 第十一是行政工作。辦理入場證、停車證，安排雇傭臨時人員等，雖然是一些非主要工作，但是不辦妥可能會造成比較大的麻煩。因此也要細心一一辦妥。</p><br>
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